Schlüssel zur Effizienz: Die Transformation des Ausfallmanagements im Kreiskrankenhaus Grünstadt durch CrewLinQ

Digitalisierung ist ein Schlüsselelement überall in der heutigen Arbeitswelt. Es beeinflusst auch die Organisationsstruktur in Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen und diversen anderen Branchen. Allerdings scheitern viele Digitalisierungsprojekte nicht an der Technologie selbst, sondern daran, dass die Menschen in der Organisation den Wandel nicht mitgehen. Nicht so Martin Ulrich, Stellvertretender Pflegedirektor des Kreiskrankenhaus Grünstadt (KKHGS).

Im November 2023 lernt er im Rahmen unserer WE CARE Veranstaltung Constanze Büchner, Gründerin und Geschäftsführerin von CrewLinQ aus Potsdam kennen. Ihr mitreißender Pitch und ihre klaren Visionen fesselten ihn sofort und überzeugten ihn von der Innovationskraft ihres Unternehmens. Denn während das Kreiskrankenhaus Grünstadt bereits seit Juli 2023 ein Ausfallmanagement umsetzte, und zwar auf mühsame Weise über Excel und telefonische Kommunikation, schien die CrewLinQ App die perfekte Lösung zu sein. Störende Anrufe in der Freizeit, um Schichten zu besetzen, gehören dank CrewLinQ in Grünstadt nun der Vergangenheit an.

Das CrewLinQ 360 Grad Ausfallkonzept

CrewLinQ ist ein innovatives Tool für digitales Ausfallmanagement, das Dienstanfragen in Echtzeit direkt aufs Smartphone von Mitarbeiter sendet. Es bietet eine Ansicht für Dienstplaner und eine für die eigenen Mitarbeiter. Beide Ansichten sind in Echtzeit synchronisiert, was zu einer effizienten und reibungslosen Kommunikation und zu selbstbestimmtem Einspringen führt. Doch auch das vermeintlich einfachste Tool ist nicht für alle eine Selbstverständlichkeit. Hier benötigt es engmaschige Betreuung und ein umfangreiches Onboarding.

„Unser 360 Grad Ausfallkonzept besteht aus fünf aufeinander aufbauenden Schritten, die bei Ausfällen nacheinander durchlaufen werden können, um einen Dienstausfall erfolgreich und reibungslos zu kompensieren,“ so Constanze.

Das Ausfallkonzept unterteilt sich aktuell in fünf Stufen, einer der Stufen wurde zudem durch Input des KKHGS entwickelt:

1. Springer: Anfrage beim Springer Pool, um kurzfristig auf Ausfälle zu reagieren und Stammpersonal zu entlasten.

2. Joker: Mitarbeiter können ihre verfügbare Arbeitszeit initiativ als Jokerdienste anbieten.

3. Intern: Internes Ausfallmanagement, Holen aus dem Frei, wenn im Springer-Pool keine Verfügbarkeit vorhanden ist, um Leasingbedarfe zu reduzieren.

4. Hausübergreifend: Anfrage bei Verbundhäusern, um Mitarbeiterpool zu erweitern, wenn Haus-intern keine Verfügbarkeiten vorhanden sind.

5. Extern: Anfrage von Leasingpersonal, um Bettenschließungen zu vermeiden und die Versorgung der Patienten zu sichern.

Je nach Bedarf kann die Lösung individuell angepasst werden. „Für jeden Schritt unseres 360 Grad Ausfallkonzepts gibt es ein Modul oder Add-On, das die jeweilige Funktion erfüllt und mit den anderen Anwendungen interagiert,“ erklärt Constanze die Lösung.

CrewLinq Lösung

Zusammenarbeit kann Innovationen nur vorantreiben – Input von Grünstadt führt zu neuem ADD-ON

Die besonder_e Dynamik der Kooperation zwischen dem Kreiskrankenhaus Grünstadt und CrewLinQ liegt in der wechselseitigen Wertschätzung und der Zusammenarbeit auf Augenhöhe. „Die schnelle Umsetzung von Fragen und Anregungen von Seiten CrewLinQ ist unfassbar wertvoll für uns,“ so Martin Ulrich. Dies zeigt sich auch in CrewLinQs neuem Add-on, den sogenannten Joker-Diensten. „Wir erhielten vom Kreiskrankenhaus Grünstadt den Input, dass Mitarbeiter, die derzeit nicht im Springer-Pool sind, sich freiwillig als Joker zur Verfügung stellen können und dementsprechend einen Dienst in ihrer Freizeit wählen können,“ erläutert Constanze die Joker-Dienste.

Teammitglieder Kreiskrankenhaus Grünstadt und CrewLinq

Digitales Onboarding wird ein voller Erfolg

Vor der Zusammenarbeit mit dem KKHGS führte CrewLinQ das Onboarding immer vor Ort in den Krankenhäusern oder Pflegeheimen durch. „Für uns war das digitale Onboarding ein Versuch,“ erinnert sich Constanze. „Dieser ist tatsächlich sehr, sehr gut gelungen, weil wir 100% der Mitarbeiter in einem Rutsch abholen konnten,“ so Constanze weiter. Auch Martin Ulrich kann nur positiv auf das Onboarding zurückblicken: „Wir waren begeistert vom Prozess und der Umsetzung des Onboardings. Es ist sehr spannend für uns mit einem Startup zusammenzuarbeiten. CrewLinQ reagiert einfach sehr schnell und effizient auf unsere Anfragen und integriert unsere Wünsche fast in Echtzeit.“

WE CARE bringt Pflege und Startups zusammen

Am 21. November 2023 fand im CUBEX ONE in Mannheim zum ersten Mal der Startup-Wettbewerb WE CARE statt, wo junge Firmen ihre Ideen und Lösungen für die Digitalisierung im Krankenhaus vorstellten. Moderiert wurde der Tag von Katharina Klotzbach vom CUBEX ONE sowie Amelie Nigbur von 5-HT. Veranstalter waren neben 5-HT CUBEX ONE und das Cluster Medizintechnologie der Stadt Mannheim.

Das gemeinsame Ziel der Veranstalter CUBEX ONE, Cluster Medizintechnologie der Stadt Mannheim und 5-HT Chemistry & Health war es, dass die Pflege in Krankenhäusern von den Lösungen der innovativen Startups profitieren soll.

Eben dies geschah durch die Zusammenarbeit von CrewLinQ und dem Kreiskrankenhaus Grünstadt. Von dieser erfolgreichen und innovativen Zusammenarbeit schwärmt Ulrich: „Ich bin froh, dass wir es als kleines, bescheidenes, Grünstädter Krankenhaus jetzt tatsächlich einmal quer durch Deutschland mit Potsdam (CrewLinQ) zusammenarbeiten dürfen, mit der Verknüpfung in Mannheim/Ludwigshafen.“ Auch über die Veranstaltung WE CARE hat Ulrich nur Positives zu sagen: „Ich kann jedem, der die Möglichkeit dazu hat, nur ans Herz legen, an Events wie WE CARE teilzunehmen. Denn Startups, neue Ideen und junge, kreative Köpfe sind unerlässlich, um die Digitalisierung im Pflegebereich voranzutreiben.“

5-HT Digital Innovation Ecosystem Manager Amelie Nigbur über WE CARE: "Die Veranstaltung im November war bereits ein großer Erfolg! Es war großartig zu sehen, dass sich so viele inspirierende Akteure an lebhaften Diskussionen beteiligten, um die üblichen Wege der Versorgung zu überdenken. Das zeigt einmal mehr, wie wichtig es ist, Ideen auszutauschen, um innovative Lösungen in das Gesundheitssystem zu bringen. Noch mehr freut es mich natürlich, dass sich CrewlinQ und das Kreiskrankenhaus Grünstadt dort kennengelernt haben und jetzt erfolgreich zusammenarbeiten."

5-HT Digital Innovation Ecosystem Manager Amelie Nigbur moderiert bei WE CARE

Die Zukunft der Gesundheitsbranche in Deutschland

„Auch wenn die Digitalisierung immer weiter voranschreitet, muss die Pflege immer menschlich bleiben,“ betont Constanze.

„Ich würde mir wünschen, dass man die technischen Möglichkeiten, die es aktuell bereits gibt, sinnvoll implementiert und damit für eine Arbeitserleichterung sorgt. Im KKHGS fokussieren wir uns die nächsten Jahre vor allem auf Digitalisierung, Innovation und Automatisierung von Prozessen,“ so Ulrich.

Wir bei 5-HT Chemistry & Health sind gespannt, wohin die Reise führt und gratulieren dem KKHGS und CrewLinQ zur erfolgreichen Zusammenarbeit.

Sind auch Sie auf der Suche nach neuen Impulsen und digitalen Innovationen für Ihre Produkte? Dann kontaktieren Sie uns unter kontakt@5-ht.com und schreiben Sie gemeinsam mit uns Ihre eigene Erfolgsgeschichte.