SaaS Systems revolutioniert die Koordination von Flüchtlingen

Die Corona-Pandemie, das Jahrhunderthochwasser von 2021 in Westdeutschland oder der seit Ende Februar dieses Jahres andauernde Krieg in der Ukraine führen uns die Allgegenwärtigkeit von Krisen deutlich vor Augen. Gleichzeitig erinnern sie uns daran, wie wichtig eine aktive Suche nach Verbesserungen ist. Für letzteren Aspekt steht die in Berlin ansässige SaaS Systems GmbH sinnbildhaft. 

Gestartet ist das im Mai 2020 gegründete Gesundheitsstartup mit einem Geschäftsmodell, das sich auf digitales Besuchermanagement fokussiert. Deren entwickelte und praxiserprobte „Software-as-a-Service“-Lösung gewährleistet eine schnelle und unkomplizierte Buchung von sowohl Krankenhaus-, Pflegeheim- und Rehaklinikbesuchen, als auch die Vereinbarung von Coronatest- und Impfterminen. Hierüber haben wir bereits berichtet. 

Vor dem Hintergrund der durch den Ukraine-Krieg ausgelösten Flüchtlingsströme schnitt SaaS Systems seine „Software-as-a-Service“-Lösung auf die verbesserte Koordinierung der in Deutschland ankommenden ukrainischen Flüchtlinge zu. Diese mit deutschen Ämtern entwickelte, digitale Management- und Verwaltungslösung hat zum Ziel, Doppelarbeit und Excel-Listen bei der Koordination von Flüchtlingen zu vermeiden.  

Im Interview mit 5-HT geben die Gründer von Saas Systems, Michael Bingel, CTO, und Guido Oberhäuser, COO, spannende Einblicke in die Arbeit des flexibel agierenden Startups und erläutern, wieso die Digitalisierung auch für die zukünftige Krisenbewältigung wegweisend sein wird. 

Dringlichkeit nach einer neuen Lösung

Die Vielzahl der in Deutschland ankommenden ukrainischen Flüchtlinge stellte die Kommunen vor einige Herausforderungen. Weil das schnelle und zuverlässige Agieren in Krisenzeiten für Saas Systems nur allzu vertraut ist, entwickelten Michael und Guido - entgegen bisherigen Erfahrungen deutscher Ämter - innerhalb von nur vier Wochen ein System zur Erfassung von Flüchtlingen: das Refugeesystem. 

Guido erläutert: „Mit dem Refugeesystem können verschiedene Ämter einer Stadt die Daten von Flüchtlingen erfassen. Der gesamte Prozess, angefangen von der Ankunft der Flüchtlinge, über die Erfassung der persönlichen Daten bis hin zur Zuweisung und Belegung von Unterkünften, Corona-Tests und nachgelagerten Gesundheitsuntersuchungen, kann durch die Software abgebildet werden. Darüber hinaus können die Ämter, insofern die jeweiligen Berechtigungen vorliegen, diese Informationen untereinander teilen.“

Michael: „Hinzu kommen feingranulare Zugriffsrechte auf spezifische Daten und Felder. Hierdurch haben die unterschiedlichen Nutzer des Refugeesystems verschiedene Ansichten und können entsprechend nur für sie bestimmte Informationen einsehen.“ 

Eine für die Stadt einzigartige Flüchtlingssoftware  

Im Zuge der steigenden Zahlen ukrainischer Flüchtlinge entwickelten eine Reihe deutscher Unternehmen verschiedene Lösungen zur Krisenbewältigung. Von vielen unterscheidet sich das Refugeesystem jedoch fundamental, wie Guido erklärt: 

„Die bisherigen Lösungen richten sich vorwiegend direkt an die Flüchtlinge und sind zum Beispiel als Informationsportale oder Bettenvermittlungen konzipiert. Die Nutzung der Koordinationssoftware unseres Refugeesystems ist ausschließlich für die Städte entwickelt worden.“     

Schnelle Personalisierung des Refugeesystems auf andere Städte  

Das Grundsystem des Refugeesystems ist sehr modular, nämlich nach Karteikarten, Feldern, Reports und Prozessen, aufgebaut. Hierdurch können schnell Änderungen angepasst werden, was eine rasche Anpassung der Software auf andere Städte erlaubt.  

Guido: „Geschätzt müsste die Software unseres Refugeesystems auf rund 85 Prozent jeder anderen Stadt passen. Darüber hinaus haben wir bereits jetzt mehrere Module entwickelt, die weiterverwendet werden können. Das Abholen von Zuwendungen wie Essenspaketen oder Gutscheinen durch die Flüchtlinge oder die Belegung von Betten in Unterkünften sind nur zwei von vielen Beispielen. Die Anpassung der restlichen 15 Prozent an die jeweilige Stadt beansprucht im Folgenden nicht mehr allzu viel Zeit.“ 

Michael: „Durch den modularen Aufbau ist unser System hochdynamisch. Kürzlich hat ein Admin das System um die Mitnahme von Haustieren erweitert. Um wie viele Tiere es sich pro Person oder Familie handelt und welche Tiere das genau sind, konnte von den Admins selbst eingetragen werden. Schnell und unkompliziert.“     

Das Startup-Mindset als Vorbild für eine agile Krisenbewältigung

Während die Weiterentwicklung von Bestandssoftware in deutschen Ämtern in der Regel eher länger dauert, lieferte Saas Systems in nur vier Wochen sein voll funktionsfähiges SaaS-Refugeesystem. Wie genau das den beiden Gründern gelingen konnte, erläutert Michael folgendermaßen: 

„Vorweg sind wir ein sehr eingespieltes Team. Inzwischen haben wir bereits fünf Systeme aufgebaut, wodurch wir eine Menge Erfahrungen, aber auch Möglichkeiten, Komponenten wiederzuverwenden, gesammelt haben. Dazu kommt unser starkes Startup-Mindset, denn während größere Unternehmen Entscheidungen mit einer Vielzahl von Mitarbeitern abstimmen müssen, können Guido und ich sehr flexibel agieren.“ 

Guido: „Außerdem sind wir wirtschaftlich unabhängig, sodass wir Projekte, die uns als richtig erscheinen, einfach umsetzen können. Dabei geht es uns weniger darum, große Business-Pläne zu entwickeln, die auf Gewinnmaximierung aus sind. Und wir hören den Kunden zu, das spart viel Zeit in der Entwicklung.“ 

Michael: „In genau diesem proaktivem Handeln sehen wir unseren Mehrwert. Wenn wir etwas bewegen können, dann tun wir das auch.“ 

Die nächste Krise kommt bestimmt. Grund, um über Zukunftspläne zu reden

Statt neue Softwares zu planen, werden sich Michael und Guido weiterhin neben strategischen Entwicklungen an den jeweils aktuell aufkommenden Bedürfnissen orientieren. Um vorbereitet zu sein, ließen sich die Gründer kürzlich die Website Krisensystem.de reservieren. 

Guido: „Genau das ist es, was unsere Arbeit ausmacht. Da wir mittlerweile so erfahren sind, können wir auch weiterhin schnell Lösungen anbieten. Das Refugeesystem ist somit nur ein weiterer Baustein in unserem Werkzeugkasten.“ 

Michael: „Mit unserer Entwicklung vom Health- auch in den Government-Bereich  fühlen wir uns derzeit sehr wohl. In dem neuen Umfeld konnten wir bereits jetzt erfolgreich eine Reihe neuer Kontakte knüpfen und Trusted Partner gewinnen.“ 

In diesem Zusammenhang werden Michael und Guido auch weiterhin beobachten, wo es gerade Bedarf nach neuen Lösungen gibt, um entsprechend flexibel zu reagieren. 

Abschließend betont Guido: „Wichtig ist, dass wir nicht nur schnelle, sondern zuverlässige Systeme brauchen, die später sicher und unter großer Last funktionieren. Das ist und bleibt unser Anspruch.“