VITAS automatisiert Anrufe mittels Telefonassistenten

Das Telefon ist Fluch und Segen zugleich. Es hilft bei der Arbeit und lenkt gleichzeitig ab – und das über viele Unternehmen hinweg. Um nur ein Beispiel zu nennen geben 93% der Ärztinnen und Ärzte an, dass sie die „ständigen Anrufe“ während der Arbeitszeit an ihrem Beruf am meisten stressen. 

Eine Lösung für dieses Problem bietet das Nürnberger Gesundheitsstartup VITAS. Das im Jahr 2021 gegründete Tech-Startup hat eine Plattform entwickeln, mit der alle Arten von Unternehmen ihren eigenen, auf Künstlicher Intelligenz basierenden Telefonassistenten erstellen können. Diese nehmen Anrufe selbstständig entgegen und sammeln alle wichtigen genannten Informationen, wodurch keine Anrufe mehr verpasst werden und sich ungestört der Arbeit gewidmet werden kann. 

Im Interview mit 5-HT geht Co-Gründer und COO Tobias Bäumler genauer auf die Funktion der Telefonassistenten, sowie die VITAS-Plattform, ein. 

Tobias Bäumler, Co-Gründer und COO des Startups VITAS

Wie würdest du einem Fachkollegen aus dem Gesundheitsbereich eure Lösung in drei Sätzen erklären?

"VITAS steht für Virtuelle Telefonassistenten. Mit unserer Plattform-Lösung bieten wir eine effiziente Entlastung für Unternehmen, Arztpraxen und Kliniken, die wiederkehrende telefonische Anfragen erhalten. Dank der innovativen Plattform als Web-Anwendung kann wirklich jede:r - ohne Entwicklungsbudget und technische Kenntnisse - in wenigen Minuten individuelle Telefonassistenten konfigurieren. Neben dieser Flexibilität stehen wir für Datenschutz und sind auf dem Weg der ISO 27001-Zertifizierung."

Welches Problem hat euch zur Gründung motiviert? 

"Trotz zahlreicher Online-Services ist die Telefonie für die meisten Menschen auch heute noch der primäre Kommunikationskanal. Ich denke jede:r kennt dabei die Problematik von Warteschleifen und nervigem Tastendrücken.

Auf der anderen Seite muss in KMUs und Arztpraxen die Beantwortung von eingehenden Anrufen zusätzlich zur eigentlichen Tätigkeit erledigt werden. Diese ständigen Unterbrechungen stören die Konzentration und sorgen zudem für Stress am Arbeitsplatz. Regelmäßig wiederkehrende Anfragen kosten enorm viel Zeit, die besser in wertschaffende Tätigkeiten investiert werden sollte. Hier setzen wir an und sorgen für effektive Entlastung, die innerhalb von Minuten eingerichtet ist."

Die drei Gründer von VITAS (v.l.n.r.): Thomas Abend, René Straub und Tobias Bäumler

Wie überzeugt ihr Pharmakonzern, eine Krankenkasse, Versicherung oder einen anderen potenziellen Kunden gerade mit euch ein Pilotprojekt aufzusetzen? 

"Im Gegensatz zu den Lösungen von anderen Anbietern ist der VITAS Telefonassistent über einen persönlichen Plattformzugang komplett selbständig konfigurierbar. Nutzer:innen benötigen weder eine eigene IT-Abteilung noch technische Vorkenntnisse, um den Assistenten an ihre persönlichen Anforderungen anzupassen. So sind sowohl die initiale Einrichtung als auch spontane Änderungen jederzeit flexibel möglich, ohne dass der VITAS Support oder eine IT-Fachkraft kontaktiert werden muss. Darüber hinaus ist die Plattform über eine Schnittstelle offen für Integrationen zu anderen Softwareanbietern, wie beispielsweise zu Online-Terminplanern wie samedi oder heal11. 

Dank dem VITAS Telefonassistenten werden medizinische Fachangestellte enorm von der Telefontätigkeit entlastet und haben wieder Zeit für die Patient:innen vor Ort. Unterbrechungen durch ständiges Telefonklingeln fallen weg - und somit auch ein entscheidender Stressfaktor. Doch auch die Patient:innen profitieren vom digitalen Assistenten: Endlich erreichen sie die Praxis ohne nervige Warteschleifen, denn der Assistent spricht mit bis zu 100 Anrufenden gleichzeitig.

Daneben steht der Datenschutz für uns an höchster Stelle. Zum Anfang 2023 wird nach einer Datenschutzfolgenabschätzung auch die ISO 27001-Zertifizierung abgeschlossen sein und die gesamte Telefoninfrastruktur ohne ausländische Mutterkonzerne auf deutschen Server gehostet werden."

Das Team hinter VITAS

Wer sind eure aktuellen Kunden(gruppen) und wer sollen die potenziellen Kunden sein?

"Wir haben eine branchenunabhängige Standardsoftware entwickelt, die vor allem für Entlastung sorgen soll. Hiermit sprechen wir vor allem KMU an, die eine enorme Anzahl telefonischer Standardanfragen erhalten und dankbar für die Entlastung durch VITAS sind.

Die Gesundheitsbranche ist hier durch den Fachkräftemangel unsere größte Kundengruppe. Zu unseren weiteren Kundensegmenten gehören Unternehmen verschiedenster Branchen, wie beispielsweise Hausverwaltungen, Systemhäuser oder auch die Gastronomie.

Stand heute haben wir bereits über 250.000 Anrufe verarbeitet und gewinnen täglich neue Nutzer:innen hinzu. Im nächsten Jahr ist die Ausweitung auf weitere Sprachen und Märkte geplant."

Wo seht Ihr euch in 3 Jahren?

"In drei Jahren sind wir der Standard für qualitativ hochwertige Telefonassistenten mit maximaler Flexibilität im deutschsprachigen Raum. In weiteren Ländern und Sprachräumen haben wir uns bereits erfolgreich platziert und bieten neben einer simplen Konfiguration eine Vielzahl an Integrationen zur automatisierten Weiterverarbeitung der telefonisch erhaltenen Informationen, wie der Terminvereinbarung oder dem Erstellen von Tickets in entsprechenden Systemen."